Elektronische Unterschriften: Wie Sie Dokumente Online Sicher und Rechtsverbindlich Unterzeichnen

Digitalisierung ist heute ein Trend in verschiedenen Branchen. Dies gilt insbesondere für gewerbliche und private Unternehmer. In manchen Unternehmen erfolgt die Dokumentenverarbeitung jedoch noch immer in Papierform. Dieser Umstand verlangsamt Geschäftsprozesse. Elektronisches Dokumentenmanagement und elektronische Unterschrift bieten heute einen wirksamen Schlüssel zur Lösung dieser Probleme. Dank der elektronischen Signatur können Dokumente legal verwendet werden und Sie können sich ihrer Rechtsgültigkeit sicher sein.

Ist eine elektronische Unterschrift rechtsgültig? Wie kann man eine Online Unterschrift erstellen? Kann man ein PDF online signieren? Worauf sollte man dabei achten? Schauen wir uns jeden dieser Punkte im Detail an!

Elektronische Signatur und ihre Funktionen

Was ist überhaupt eine elektronische Unterschrift? Dabei handelt es sich um einen eindeutigen Schlüssel, der aus einem bestimmten Satz verschlüsselter Daten besteht, der zur Identifizierung einer Person verwendet werden kann. Es wird für verschiedene Zwecke verwendet, von der Authentifizierung auf bestimmten Websites bis zum Signieren von Dokumenten.

Zu den Hauptfunktionen einer elektronischen Signatur gehören:

• Bereitstellung von Rechtskraft für das Dokument.
• Identifizierung des Autors der Unterschrift.
• Feststellung, dass das Dokument nach der Unterzeichnung nicht verändert wurde.
• Dokumentenschutz vor Fälschungen.
• Festlegen des Zeitstempels, der ein wichtiger Parameter für ein elektronisches Dokument ist.

Aus diesem Grund ist elektronische Unterschrift rechtsgültig

Seit dem 1. Juli 2016 sind elektronische Signaturen europaweit anerkannt und standardisiert, was die europäische eIDAS-Verordnung bestätigt. Nach dieser Verordnung entspricht die Rechtskraft einer qualifizierten elektronischen Signatur einer handschriftlichen Unterschrift. Das bedeutet, dass ein Dokument, wenn es mit einer qualifizierten elektronischen Signatur signiert ist, über die erforderliche Rechtskraft verfügt und rechtmäßig in der Dokumentenverwaltung verwendet werden kann.

Wie kann man ein PDF elektronisch unterschreiben?

Kein Dokument ohne Unterschrift besitzt Rechtskraft. Wahrscheinlich hat jeder schon einmal eine elektronische Signatur in Form eines Schlüssels zum Signieren seiner Dokumente verwendet. Viele Menschen wissen jedoch nicht, dass man PDF-Dokumente heute problemlos elektronisch signieren kann. Jeder, der ein PDF unterschreiben möchte, kann seinem Dokument in wenigen Schritten Rechtskraft verleihen.

Heutzutage werden die Dienste zahlreicher Plattformen angeboten, auf denen man eine PDF Unterschrift erstellen kann. Im Allgemeinen sieht dieser Vorgang so aus:

• Man muss eine Plattform öffnen, die eine PDF-Signaturoption bietet;
• Da auf einer solchen Plattform verschiedene Dienste angeboten werden können, ist es notwendig, im Menü die Online Unterschrift auszuwählen;
• In der Regel befindet sich in der Mitte der Seite ein Fenster mit der Möglichkeit, eine PDF-Datei herunterzuladen. Man muss auf diese Schaltfläche klicken und die erforderliche Datei zum Herunterladen auswählen;
• Ein paar Sekunden später wird die Datei heruntergeladen. Das PDF öffnet sich in einem speziellen Fenster zur Korrektur;
• Unter den verfügbaren Optionen muss man “Unterschrift Erstellen Online” auswählen. Danach erscheint auf dem Bildschirm ein Fenster zum Erstellen einer Signatur. Sie kann mit der Maus gezeichnet werden. In der Regel besteht die Möglichkeit, Farbe und Größe der Schriftart zu wählen;
• Wenn der Person die mit der Maus geschriebene Unterschrift nicht gefällt, gibt es eine andere Möglichkeit. Man kann mit einem Stift auf einem leeren Blatt Papier unterschreiben und dann ein Foto machen. Dann kann dieses Foto im entsprechenden Fenster heruntergeladen werden. In der Regel wird das Bild automatisch in Schwarzweiß konvertiert;
• Wenn alles fertig ist, kann man eine PDF Signatur einfügen. Die Signatur erscheint auf dem Dokument und kann an die gewünschte Stelle verschoben werden. Bei Bedarf kann man Änderungen am Dokument vornehmen, Objekte hinzufügen oder unnötige Informationen löschen;
• Es besteht auch die Möglichkeit, dieses PDF-Dokument mit einem Passwort zu schützen. Nur die Person, die dieses Passwort kennt, kann das Dokument öffnen;
• Der letzte Schritt besteht darin, auf “Fertig” zu klicken und die PDF-Datei herunterzuladen. In der Regel kommt das fertige Dokument per E-Mail.

Der gesamte Vorgang nimmt ein Minimum an Zeit in Anspruch und ist absolut einfach. Die Dienste solcher Plattformen werden von vielen Menschen genutzt, die regelmäßig mit PDF-Dokumenten arbeiten. Es spart viel Zeit. Man muss keine PDF-Dateien ausdrucken, sie manuell signieren und sie dann per Kurier an ein bestimmtes Unternehmen oder eine bestimmte Organisation senden. Und daher gibt es auch Kosteneinsparungen.

Das einzige Problem, mit dem Anwender bei diesem Prozess möglicherweise konfrontiert sein könnten, die ein PDF online signieren möchten, ist die Wahl des richtigen Tools. Im Cyberspace findet man viele Angebote. Um jedoch die richtige Wahl zu treffen, sollte man sich immer für bewährte Plattformen entscheiden. Die Durchsicht von Rezensionen und/oder selbstständige Tests des Tools können bei der Auswahl hilfreich sein.

Abschließende Gedanken: Online Unterschrift als Trend, der im Dokumentenmanagement Zeit und Geld spart

Mit Hilfe einer Online-Signatur müssen elektronische Dokumente nicht ausgedruckt werden, sondern werden sofort an die erforderliche Organisation gesendet. Ein solcher Dokumentenfluss spart Zeit und Geld. Heute kann jeder, der PDF-Dateien hat, diese online signieren. In wenigen Schritten erscheint die erforderliche Signatur auf der PDF-Datei. Mit Hilfe spezieller Plattformen nimmt die Erstellung einer Online-Signatur ein Minimum an Zeit in Anspruch und verbessert das Dokumentenmanagement.