Briefmarken im Geschäftsalltag: Was Unternehmen beim Frankieren beachten sollten

Auch im digitalen Zeitalter gehört der Briefversand in vielen Unternehmen weiterhin zum Büroalltag. Rechnungen, Verträge, wichtige Dokumente oder persönliche Kundenanschreiben werden häufig nach wie vor per Post verschickt. Damit diese Sendungen zuverlässig ihr Ziel erreichen, spielt die richtige Frankierung eine wichtige Rolle. Briefmarken sind dabei eine einfache und nach wie vor verbreitete Möglichkeit, Geschäftspost für den Versand vorzubereiten.

Für Unternehmen ist vor allem entscheidend, dass die verwendete Briefmarke zum jeweiligen Versandformat passt. Die Deutsche Post unterscheidet beispielsweise zwischen Standard-, Kompakt-, Groß- und Maxibriefen. Maßgeblich sind dabei nicht nur das Gewicht, sondern auch die Abmessungen und die Dicke der Sendung. Ein Standardbrief darf beispielsweise bis zu 20 Gramm wiegen, während ein Großbrief bis zu 500 Gramm möglich ist.

Welche Briefmarken eignen sich für Unternehmen?

Bei regelmäßigem Postversand kann es sinnvoll sein, Briefmarken in größeren Mengen vorrätig zu halten. So müssen Mitarbeitende nicht für jede einzelne Sendung eine neue Frankierlösung organisieren. Je nach Versandaufkommen kommen unterschiedliche Varianten infrage. Neben klassischen Briefmarken gibt es selbstklebende Marken, Rollenmarken und Ergänzungsmarken. Für bestimmte Sendungen stehen außerdem spezielle Frankierungen zur Verfügung, beispielsweise für Einschreiben oder den internationalen Versand.

Auch die Art der Briefmarke kann im Büroalltag eine Rolle spielen. Selbstklebende Marken lassen sich beispielsweise schnell auf Umschläge aufbringen und sind deshalb besonders praktisch, wenn regelmäßig viele Briefe vorbereitet werden. Für Unternehmen mit höherem Versandvolumen können größere Packungen oder Rollen eine organisatorische Alternative zu einzelnen Marken sein.

Porto richtig einplanen

Ein häufiger Fehler beim Geschäftsversand ist eine unpassende Frankierung. Wird eine Sendung beispielsweise schwerer oder größer als ursprünglich angenommen, reicht eine Standardbriefmarke möglicherweise nicht aus. Ergänzungsmarken können in solchen Fällen dazu dienen, einen vorhandenen Portowert anzupassen.

Unternehmen sollten deshalb nicht nur die Anzahl der benötigten Briefmarken berücksichtigen, sondern auch beobachten, welche Versandarten tatsächlich am häufigsten genutzt werden. Ein Büro, das überwiegend Standardbriefe verschickt, benötigt andere Portowerte als ein Unternehmen, das regelmäßig umfangreiche Unterlagen versendet.

Briefmarken oder digitale Frankierung?

Die klassische Briefmarke ist nicht die einzige Möglichkeit, Post zu frankieren. Mit der Internetmarke kann das Porto online ausgewählt und anschließend selbst ausgedruckt werden. Damit lässt sich die Frankierung auch kurzfristig für den jeweiligen Versand erstellen.

Für Unternehmen kann eine Kombination verschiedener Lösungen sinnvoll sein. Briefmarken eignen sich besonders für wiederkehrende Versandvorgänge, während digitale Frankiermöglichkeiten mehr Flexibilität bieten können, wenn Versandmengen oder Formate häufig variieren.

Auch bei der Beschaffung gibt es unterschiedliche Möglichkeiten. Anbieter wie Viking führen verschiedene Deutsche-Post-Briefmarken, selbstklebende Marken und frankierte Briefumschläge in unterschiedlichen Portostufen und Packungsgrößen.

Letztlich sollte die Wahl der Frankierlösung zum tatsächlichen Postaufkommen des Unternehmens passen. Entscheidend sind dabei weniger die Briefmarken selbst als ein gut organisierter Versandprozess: die richtige Portostufe, ausreichende Vorräte und eine passende Lösung für unterschiedliche Sendungsarten. So lässt sich vermeiden, dass falsch frankierte Briefe den Versand unnötig verzögern oder zusätzlichen Aufwand verursachen.