Dienstreise steuerlich absetzen - so einfach kann es gehen

Dienstreisen stehen in zahlreichen Unternehmen auf der Tagesordnung. Und dennoch zeigt sich aufgrund von gesetzlichen Grauzonen immer wieder, dass es rund um die Dienstreise oft zahlreiche ungeklärte Fragen gibt. Was fällt alles unter eine Dienstreise? Wer übernimmt die Reisekosten? Und wie läuft die steuerliche Geltendmachung ab? In diesem Artikel werden all diese Fragen geklärt, sodass sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer voll und ganz auf die Organisation der Reise konzentrieren können.

Definition einer Dienstreise

Gesetzlich wird von einer Dienstreise gesprochen, wenn Dienstgeschäfte außerhalb der üblichen Dienststätte oder dem eigenen Zuhause erledigt werden. Die Dienstreise muss dabei vom Arbeitnehmer in Auftrag gegeben oder genehmigt worden sein. Unter eine Dienstreise fallen beispielsweise Besuche einer anderen Betriebsniederlassung, Kundenbesuche, Tagungen, aber auch Fahrten zum nächsten Geschäft, um Büroartikel zu kaufen. Gehört die Auswärtstätigkeit allerdings zum üblichen Tätigkeitsbereich, wie etwa der Kundenbesuch bei Installateuren, liegt keine Dienstreise vor.

Wer übernimmt die Kosten einer Dienstreise?

Die Kostenübernahme einer Dienstreise ist gesetzlich nicht geregelt. In den meisten Fällen erstatten Arbeitgeber die Reisekosten in voller Höhe dem Arbeitnehmer zurück – verpflichtet sind sie dazu allerdings nicht. Die Ausgaben können anschließend aber als Betriebsausgabe steuerlich geltend gemacht werden. Dadurch kann der Gewinn geschmälert und die Steuerlast gemindert werden. Außerdem kann die Mitarbeiterzufriedenheit gesteigert werden, wenn die Kosten einer Dienstreise unkompliziert übernommen werden. Werden die Kosten nicht oder nicht komplett übernommen, können Arbeitnehmer die Kosten als Werbungskosten in der eigenen Steuererklärung geltend machen. Hier gilt es allerdings zu beachten, dass nicht die gesamten Kosten rückerstattet werden.

Diese Ausgaben können steuerlich abgesetzt werden

Grundsätzlich können alle bei der Dienstreise anfallenden Kosten steuerlich abgesetzt werden, sofern diese ausschließlich der beruflichen Tätigkeit dienen. In vielen Fällen braucht es für die steuerliche Geltendmachung Beweise in Form von Belegen. Um sicherzugehen, dass alle Transaktionen dokumentiert sind und die zugehörigen Belege vorhanden sind, sollten Unternehmen moderne Firmenkreditkarten verwenden. Alle allfälligen Ausgaben können bequem über die Kreditkarte bezahlt werden und die zugehörigen Belege können bei Anbietern von Ausgabenverwaltung-Tools direkt hochgeladen werden – so sind alle Ausgaben und Belege zentral gesammelt. In weiterer Folge entfällt dadurch auch die zeitaufwendige Spesenabrechnung, da es zu keinen privaten Barauslagen kommen muss.

Fahrtkosten

Im Zuge jeder Dienstreise entstehen Fahrtkosten – egal, ob die Fahrt nur zum nächsten Elektronikmarkt oder in ein benachbartes Land geht. Alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Fortbewegung von der Dienststätte zum Zielort anfallen, fallen unter Fahrtkosten. Diese Fahrtkosten können dabei unabhängig vom Transportmittel geltend gemacht werden. Die Fahrt kann also sowohl mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bahn, Bus, U-Bahn, oder auch mit dem Flugzeug, Taxi, dem Firmenwagen oder dem privaten Pkw angetreten werden. Grundsätzlich gilt, dass die Belege stets aufbewahrt werden müssen, sofern diese vorliegen. Das gilt etwa für Flüge, Bahnfahrten oder Mietwagen. In diesem Fall können die Kosten in voller Höhe rückerstattet werden. Wird die Dienstreise mit dem eigenen Pkw zurückgelegt, muss ein Fahrtenbuch geführt werden. Der Mehraufwand kann dann über Kilometerpauschale geltend gemacht werden.

Verpflegungsmehraufwand

Bei länger andauernden Dienstreisen kommen weitere Aufwände auf Dienstreisende zu. Einer dieser Aufwände ist der Verpflegungsmehraufwand. Der Verpflegungsmehraufwand kann erst geltend gemacht werden, wenn die Dienstreise länger als 8 Stunden dauert. Ist dies der Fall, können innerhalb von Deutschland Pauschale in Höhe von 14 Euro geltend gemacht werden. Ab einer Dauer von 24 Stunden erhöht sich der Betrag auf 28 Euro. Da die Verpflegung oft nicht mit Belegen nachgewiesen werden kann, gilt hier ein Pauschbetrag. Dieser hängt neben der Reisedauer auch vom Reiseort ab. Die Höhe der Pauschbeträge richtet sich nämlich an die Lebenshaltungskosten des Zielortes. Dabei gelten nicht nur von Land zu Land unterschiedliche Pauschbeträge, sondern oft auch von Stadt zu Stadt.

Nächtigungskosten

Bei mehrtägigen Dienstreisen fallen auch Kosten für die Übernachtung an. Diese können entweder in voller Höhe vom Arbeitgeber erstattet oder in Form von einem Pauschalbetrag geltend gemacht werden. Die Pauschalbeträge richten sich dabei erneut an die Lebenshaltungskosten und sind daher von Land zu Land unterschiedlich. In Deutschland betragen die Pauschale 20 Euro pro Nacht. Wichtig bei den Nächtigungskosten ist, dass alle Mahlzeiten, die inkludiert sind, zu den Nächtigungskosten zählen und vom Verpflegungsmehraufwand wegfallen. So verringert sich der Verpflegungsmehraufwand bei einer Unterkunft inklusive Frühstück um 20 %; sind das Mittag- oder Abendessen inbegriffen, sinkt der Verpflegungsmehraufwand um jeweils 40 %.

Reisenebenkosten

Unter Reisenebenkosten fallen letztlich alle weiteren Kosten, die beruflich notwendig sind, aber nicht unmittelbar mit der Fahrt, Verpflegung oder Nächtigung in Verbindung stehen. Hierzu gehören beispielsweise Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung, Telefonate oder Eintrittskarten. Die Reisenebenkosten können dabei in voller Höhe angesetzt werden. Dafür müssen allerdings wiederum alle zugehörigen Quittungen aufbewahrt werden.

Fazit

Bei einer Dienstreise fallen unterschiedliche Kosten an, die abgesetzt werden können. Hierzu gehören die Fahrt-, Übernachtungs-, und Reisenebenkosten sowie der Verpflegungsmehraufwand. Diese Kosten können entweder vom Arbeitgeber in voller Höhe übernommen und als Betriebskosten abgesetzt oder vom Arbeitnehmer als Werbungskosten steuerlich geltend gemacht werden. Sofern keine Pauschale angesetzt werden, müssen alle unternehmensbezogenen Ausgaben nachgewiesen werden – daher sollten die zugehörigen Belege stets aufbewahrt und im besten Fall sofort digitalisiert werden. Eine große Erleichterung sind hier Firmenkreditkarten für Mitarbeiter.