Wie deutsche Unternehmen Cloud-Server nutzen und dabei die DSGVO einhalten können

Cloud-Server sind für deutsche Unternehmen nicht mehr nur eine Option, sondern werden für Firmen, die wachsende Datenmengen effizient verarbeiten und hybride oder Remote-Arbeitsumgebungen unterstützen möchten, immer wichtiger. Die Umstellung auf die Cloud bringt jedoch eine entscheidende Herausforderung mit sich: Es muss sichergestellt werden, dass personenbezogene Daten in voller Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden. Fehltritte können schwerwiegende rechtliche und finanzielle Folgen haben, weshalb der Datenschutz oberste Priorität hat.

In diesem Artikel wird erläutert, wie deutsche Unternehmen Cloud-Server nutzen und dabei die Anforderungen der DSGVO erfüllen können. Wir behandeln den rechtlichen Rahmen, worauf bei der Auswahl eines Anbieters zu achten ist und konkrete Maßnahmen zur Gewährleistung von Sicherheit und Compliance.

DSGVO-Verpflichtungen bei der Nutzung von Cloud-Diensten

Für Unternehmen in Deutschland gilt die Speicherung oder Verarbeitung personenbezogener Daten auf Cloud-Servern als „Datenverarbeitung“ im Sinne der DSGVO. Daraus ergeben sich rechtliche Verpflichtungen für Unternehmen, die als Datenverantwortliche fungieren, also diejenigen, die die Zwecke und Mittel der Verarbeitung festlegen, sowie für ihre Anbieter, die als Datenverarbeiter agieren und Daten in ihrem Auftrag verarbeiten. Das Verständnis dieser Rollen ist für die Einhaltung der Vorschriften von entscheidender Bedeutung.

Die DSGVO legt mehrere wichtige Grundsätze fest, die sich direkt auf die Cloud-Nutzung auswirken:

Rechtmäßigkeit und Transparenz: Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten auf einer legitimen Rechtsgrundlage erhoben und verarbeitet werden und dass die betroffenen Personen wissen, wie ihre Daten verwendet werden.
Datenminimierung: Nur die Daten, die für den vorgesehenen Zweck unbedingt nötig sind, sollten in der Cloud gespeichert werden.
Zweckbindung: Daten dürfen nur für die Zwecke verwendet werden, die zum Zeitpunkt der Erhebung ausdrücklich festgelegt wurden.
Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten sollten nicht länger als nötig aufbewahrt werden.
Integrität und Vertraulichkeit: Es müssen starke technische und organisatorische Maßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und sichere Backups umgesetzt werden, um vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Verstößen zu schützen.

Vor der Migration in die Cloud sollten Unternehmen diese Grundsätze in der Praxis sorgfältig prüfen. Dazu gehört die Überprüfung von Verträgen mit Anbietern, die Bestätigung, dass die Sicherheitsmaßnahmen den DSGVO-Standards entsprechen, die Festlegung von Aufbewahrungsfristen und die Einrichtung von Verfahren zur Überwachung und Überprüfung des Datenzugriffs. Durch diese Maßnahmen können Unternehmen die Cloud-Technologie nutzen und gleichzeitig die Compliance gewährleisten und die Privatsphäre von Personen schützen.

Warum Datenresidenz und Serverstandort wichtig sind

Gemäß der DSGVO hat der physische Standort von Cloud-Servern direkten Einfluss darauf, wie personenbezogene Daten gespeichert und übertragen werden können. Für deutsche Unternehmen vereinfacht die Nutzung von Servern innerhalb Deutschlands oder zumindest innerhalb der Europäischen Union die Einhaltung der Vorschriften, da die Informationen innerhalb der EU-Gerichtsbarkeit bleiben. Dadurch werden die komplexen Anforderungen vermieden, die mit der Übertragung von Informationen in Länder außerhalb der EU, oft als „Drittländer“ bezeichnet, verbunden sind und zusätzliche rechtliche Garantien wie Standardvertragsklauseln oder die ausdrückliche Zustimmung der betroffenen Personen erfordern können.

Um die DSGVO einzuhalten, sollten Unternehmen Folgendes beachten:

Sicherstellen, dass ihr Cloud-Anbieter alle personenbezogenen Daten in Rechenzentren innerhalb der EU speichert, idealerweise in Deutschland.
Verträge überprüfen, um sicherzustellen, dass sie klare Verpflichtungen hinsichtlich Datenresidenz und grenzüberschreitender Übertragungen enthalten.
Sicherstellen, dass bei Replikations- oder Backup-Verfahren keine Daten unbeabsichtigt außerhalb der EU-Grenzen übertragen werden.

Worauf man bei einem DSGVO-konformen Cloud-Anbieter achten sollte

Gemäß der DSGVO müssen Datenverantwortliche sicherstellen, dass jeder Cloud-Anbieter, mit dem sie zusammenarbeiten, angemessene Sicherheitsvorkehrungen für personenbezogene Daten trifft. Die Einhaltung der Vorschriften hängt nicht nur von der Infrastruktur des Anbieters ab, sondern auch von den vertraglichen und betrieblichen Maßnahmen.

Bei der Bewertung von Anbietern sollten deutsche Unternehmen folgende Faktoren berücksichtigen:

Datenhoheit: Server sollten innerhalb der EU, idealerweise in Deutschland, gehostet werden, um die Einhaltung der Datenübertragungsvorschriften zu vereinfachen.
Datenverarbeitungsvertrag (DPA): Ein formeller Vertrag, der die Verantwortlichkeiten sowohl des Unternehmens als auch des Anbieters gemäß der DSGVO klar definiert.
Sicherheitsmaßnahmen: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Verfahren zur Reaktion auf Vorfälle, die die Vertraulichkeit und Integrität der Daten schützen.
Datenintegrität und Redundanz: Backup-Systeme, Notfallpläne und redundante Infrastruktur, um Verlust oder Beschädigung zu verhindern.
Transparenz der Unterauftragsverarbeiter: Klare Offenlegung aller beteiligten Unterauftragsverarbeiter und ihrer Compliance-Maßnahmen.
Zertifizierung und Standards: ISO 27001 oder gleichwertige Zertifizierungen, die die Einhaltung anerkannter Sicherheits- und Datenschutzstandards belegen.
Unterstützung der Rechte der betroffenen Personen: Mechanismen, die es dem Unternehmen ermöglichen, effizient auf DSGVO-Anfragen zu reagieren, z. B. in Bezug auf Zugriff, Berichtigung, Löschung und Übertragbarkeit.
Audit- und Überwachungsfunktionen: Tools oder Vorkehrungen für die regelmäßige Überwachung, Protokollierung und Prüfung von Datenzugriffs- und Verarbeitungsaktivitäten.

Anbieter, die diese Kriterien erfüllen, helfen Unternehmen bei der Erfüllung ihrer DSGVO-Verpflichtungen, aber die Einhaltung hängt letztendlich davon ab, wie die Cloud-Dienste intern genutzt und überwacht werden. Ein Cloud-Anbieter wie hosting.de veranschaulicht diese Praktiken: Seine Cloud-Server werden ausschließlich in Deutschland gehostet, er unterhält ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren und ergreift Maßnahmen zum Schutz der Datenintegrität und -vertraulichkeit.

Durch die Konzentration auf diese regulatorischen Anforderungen können Unternehmen Cloud-Server sicher nutzen und gleichzeitig die vollständige Einhaltung der DSGVO gewährleisten.

Technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen für die Cloud-Nutzung

Verschlüsselung ist eine grundlegende Sicherheitsmaßnahme. Personenbezogene Daten sollten sowohl im Ruhezustand als auch während der Übertragung mit starken Standards geschützt werden, wie z. B. AES-256 für die Speicherung und TLS 1.2 oder höher für die Übertragung. Zugriffskontrollen sind ebenso wichtig: Rollenbasierte Berechtigungen stellen sicher, dass Mitarbeiter nur auf die für ihre Aufgaben erforderlichen Daten zugreifen können, während die Multi-Faktor-Authentifizierung eine zusätzliche Sicherheitsebene bietet. Durch Protokollierung und Überwachung über Cloud-Server hinweg können Unternehmen den Informationsfluss verfolgen, verdächtige Aktivitäten erkennen und schnell auf mögliche Vorfälle reagieren. Soweit möglich, verringert die Pseudonymisierung oder Anonymisierung personenbezogener Daten das Risiko eines unbefugten Zugriffs und unterstützt die Grundsätze der DSGVO hinsichtlich Datenminimierung und Sicherheit.

Technische Sicherheitsvorkehrungen müssen durch organisatorische Maßnahmen ergänzt werden. Unternehmen sollten klare interne Richtlinien festlegen, in denen die Verantwortlichkeiten aller Mitarbeiter definiert sind, die mit personenbezogenen Daten in der Cloud umgehen. Regelmäßige Mitarbeiterschulungen zu den Verpflichtungen der DSGVO, bewährten Sicherheitsverfahren und der Meldung von Vorfällen stellen sicher, dass diese Richtlinien verstanden und befolgt werden. Regelmäßige Audits von Zugriffsprotokollen, Sicherheitskonfigurationen und der Einhaltung interner Verfahren helfen dabei, Lücken zu identifizieren und proaktiv zu schließen.

Verträge und Dokumentation: Die Datenverarbeitungsvereinbarung und mehr

Gemäß der DSGVO müssen Unternehmen, die als Datenverantwortliche agieren, einen formellen Vertrag, bekannt als Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA), mit jedem Cloud-Anbieter abschließen, der als Datenverarbeiter fungiert. Diese Vereinbarung legt den Umfang und den Zweck der Datenverarbeitung, die Arten der betroffenen personenbezogenen Daten, die Dauer der Verarbeitung und die Verantwortlichkeiten beider Parteien fest. Außerdem sollte sie die vom Anbieter umgesetzten Sicherheitsmaßnahmen, den Umgang mit Unterauftragsverarbeitern, Verfahren für die Meldung von Verstößen, Richtlinien für die Rückgabe oder Löschung von Dateien bei Vertragsende sowie Rechte für Audits oder Inspektionen festlegen. Zusätzlich zur DPA ist es wichtig, die Verarbeitungsaktivitäten, Datenflüsse und Sicherheitspraktiken genau zu dokumentieren, um im Falle einer behördlichen Überprüfung oder eines Audits die Verantwortlichkeit und Compliance nachweisen zu können.

Laufende Datenverwaltung und Umgang mit den Rechten der betroffenen Personen

Die Compliance endet nicht mit der Migration der Daten in die Cloud. Deutsche Unternehmen, die Cloud-Server nutzen, müssen personenbezogene Daten im Laufe der Zeit aktiv verwalten und sicherstellen, dass sie umgehend auf die Rechte der betroffenen Personen gemäß DSGVO reagieren können, einschließlich Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsanträgen. Klare Richtlinien zur Datenaufbewahrung sind unerlässlich: Personenbezogene Daten sollten nur so lange aufbewahrt werden, wie es für den vorgesehenen Zweck erforderlich ist, entsprechend den Grundsätzen der Zweckbindung und Speicherbegrenzung der DSGVO. Regelmäßige Überprüfungen tragen dazu bei, unnötige Anhäufungen zu vermeiden, während Backups und Archive denselben Sicherheitsvorkehrungen unterliegen müssen. Löschungsanträge und die Entfernung von Daten nach Vertragsende sollten alle Kopien umfassen, einschließlich ruhender oder replizierter Daten, um die vollständige Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und die Rechte des Einzelnen zu schützen.

Risikomanagement und Reaktion auf Vorfälle in der Cloud

Die Nutzung von Cloud-Servern birgt verschiedene Risiken, darunter unbefugter Zugriff, Fehlkonfigurationen, unbeabsichtigte Offenlegung von Daten oder Schwachstellen in der Infrastruktur des Anbieters. Um diesen Risiken zu begegnen, sollten deutsche Unternehmen einen umfassenden Risikomanagementplan und eine klar definierte Strategie zur Reaktion auf Vorfälle umsetzen. Dieser Plan sollte die Rollen und Verantwortlichkeiten in Abstimmung mit dem Cloud-Anbieter festlegen, Verfahren zur Erkennung und Meldung von Verstößen beschreiben und Prozesse zur Untersuchung und Behebung von Vorfällen definieren. Gemäß der DSGVO müssen Verstöße, die personenbezogene Daten betreffen, innerhalb von 72 Stunden den Aufsichtsbehörden und, je nach Schweregrad, den betroffenen Personen gemeldet werden. Regelmäßige interne und externe Audits stellen sicher, dass technische und organisatorische Maßnahmen wirksam bleiben, Datenflüsse transparent sind und vertragliche Verpflichtungen gegenüber Cloud-Anbietern konsequent eingehalten werden.

Praktische Schritte für deutsche Unternehmen bei der Migration zu Cloud-Servern

Führen Sie ein Daten-Audit durch: Klasifiziere personenbezogene Daten, finde heraus, was in der Cloud gespeichert wird, und reduziere unnötige oder sensible Daten, um den Grundsätzen der DSGVO zu entsprechen.
Bewerte Cloud-Anbieter: Erstelle eine Auswahlliste mit Anbietern, die über Server in der EU oder in Deutschland verfügen, die DSGVO unterstützen, bereit sind, eine DPA zu unterzeichnen, über ISO-Zertifizierungen, strenge Sicherheitsmaßnahmen und transparente Richtlinien für Unterauftragsverarbeiter verfügen.
Verhandle und unterzeichne eine DPA: Lege vor Beginn des Cloud-Betriebs den Umfang der Verarbeitung, die Sicherheitsmaßnahmen, die Verfahren bei Verstößen und die Unterauftragsverarbeiter klar fest.
Technische Sicherheitsvorkehrungen treffen: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen, Protokollierung und Pseudonymisierung oder Anonymisierung einsetzen, wo es möglich ist.
Organisatorische Richtlinien festlegen: Verfahren für die Aufbewahrung, Löschung und Reaktion auf die Rechte der betroffenen Personen definieren.
Überwachung und Audits einrichten: Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen regelmäßig überprüfen, Maßnahmen für den Fall von Vorfällen planen und Unterlagen über Verarbeitungsaktivitäten und Zugriffe führen.
Mitarbeiter schulen und Bewusstsein fördern: Stell sicher, dass alle relevanten Teams die Verpflichtungen der DSGVO und ihre Verantwortlichkeiten im Rahmen des Cloud-Hostings verstehen.

Fazit

Cloud-Server können deutschen Unternehmen Flexibilität, Skalierbarkeit und Effizienz bieten, aber die Einhaltung der DSGVO bleibt unerlässlich. Durch die Auswahl eines DSGVO-konformen Anbieters, die Unterzeichnung einer Datenverarbeitungsvereinbarung und die Implementierung geeigneter Sicherheitsvorkehrungen können Unternehmen Cloud-Dienste sicher nutzen. Die Einhaltung der Vorschriften ist ein fortlaufender Prozess, aber wenn man systematisch vorgeht, wird die Einführung der Cloud zu einem sicheren und strategischen Vorteil.

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