Öffentliche Ausschreibungen – Vorteile für Kleinunternehmer

Öffentliche Stellen, Städte und Gemeinden vergeben jährliche mehrere Aufträge – von großen Bauprojekten bis hin zur Bestellung von Büromaterial. Viele Millionen Euro stecken hinter den geplanten Ausschreibungen, die auch als Chance von Kleinunternehmern genutzt werden sollten. Der regionale Bezug und die Unterstützung des Mittelstandes sind ein großes Thema im Bewerbungsverfahren.

Was sind öffentliche Auftraggeber?

Fungiert eine öffentliche Einrichtung als Auftraggeber, ist die Vergabe des Zuschlags meist an ein Bewerbungsverfahren gekoppelt. Das heißt: Projekt dürfen nicht einfach und bereits bekannte Unternehmen vergeben werden. Jede Firma bekommt die gleiche Chance, sich vorzustellen und den Auftrag zu kalkulieren. Die Angebote werden anschließend miteinander verglichen und der beste Bewerber bekommt den Zuschlag. Doch wer gilt überhaupt als öffentlicher Auftraggeber?

  • Bund
  • Länder
  • Gemeinden
  • Hochschulen / Unis
  • Schule / Kindergarten
  • Rundfunkanstalten
  • Wohnungsgesellschaften

Alle diese Stellen dürfen öffentliche Ausschreibungen durchführen und müssen diese entsprechend bekannt machen. Kleinunternehmer sollten also die potenziellen Auftraggeber der Region kennen und rechtzeitig reagieren. Es gibt jedoch auch Portale, die Ausschreibungen für einen bestimmten Ort filtern und stets aktuell gehalten werden. Bei ibau sind Aufträge im Raum Leipzig gelistet mit der entsprechenden Vergabestelle, dem Leistungsort und der Bewerbungsfrist. Alle privaten Unternehmen dürfen an diesen Bewerbungsverfahren teilnehmen.

Haben Kleinunternehmer eine Chance?

Die Teilnahme an der Ausschreibung ist unabhängig von der Größe und der Branche erlaubt. Kleine und mittelständische Unternehmen bekommen durch die öffentliche Hand einen interessanten Kanal der Auftragsbeschaffung. Eine gezielte Auswahl der Projekte ist wichtig, um realistische Chancen zu erhalten. Bestenfalls sollten keine Aufträge fokussiert werden, die eine Konkurrenz mit vielen großen Unternehmen bedeuten. Auch sehr umfassende Bauvorhaben bringen oft Risiken mit sich, die von kleinen Unternehmen schlecht gestemmt werden können. Die einzige Chance bei den Großaufträgen sind mögliche Teilabschnitte, die aber trotzdem genau geprüft werden sollten.

Lokale Träger und kommunale Ausschreibungen sind deutlich interessanter. Viele Gemeinden und Städte bevorzugen Unternehmen aus der eigenen Region und unterstützen sich gegenseitig. Zudem gibt es auf lokaler Ebene weniger Mitbewerber, sodass sich die Chance des Zuschlags erhöht.

Wichtig: Das Angebot sollte realistisch kalkuliert werden, um finanziell keine Verluste einzufahren.

Wie funktioniert eine öffentliche Ausschreibung?

Alle Unternehmen sollen die gleiche Chance erhalten. Deshalb gibt es für alle Interessenten auch die gleichen Vorgaben und Formalitäten. Diese sind der Ausschreibung zu entnehmen und penibel zu beachten. Formale oder inhaltliche Fehler führen zum Ausschluss des Bewerbers und der Zuschlag wird anderweitig vergeben. Der persönliche Kontakt hilft im Vorfeld, Unklarheiten zu beseitigen und wichtige Fragen zu klären. Zudem ist der Name des Unternehmens dann schon bei der Vergabestelle bekannt. Das kann beim späteren Auswahlverfahren einen guten Eindruck hinterlassen.

Anschließend geht es an die Kalkulieren und die Bewerbung. Alle Fristen, Rechtsverbindlichkeiten und Vorgaben müssen eingehalten werden. Das wirkt auf den ersten Blick etwas verwirrend, spielt sich im Laufe der Zeit aber ein. Kleinunternehmer sollten nur für sich geeignete Ausschreibungen auswählen. Das betrifft nicht nur die fachliche Qualifikation. Auch vom finanziellen Rahmen darf der geplante Auftrag nicht mehr als ca. 25 Prozent des Jahresumsatzes einnehmen. Bekommt der öffentliche Auftraggeber zu viel Zeit zugesprochen, fällt die Akquise anderer Kunden weg und es fehlen wichtige Standbeine. Kein Kleinunternehmen sollte sich zu sehr auf nur einen Auftraggeber fixieren. Einbrüche in Umsatz und Gewinn sollten mit oder ohne Zuschlag unbedingt vermieden werden, sonst drohen Probleme mit der Liquidität.

Haben alle Bewerber ihre Unterlagen eingereicht, werden diese penibel miteinander verglichen. Ausgeschlossen sind Angebote, die über das Ziel hinaus schießen und nicht alle Leistungsbereiche berücksichtigen. Die öffentlichen Träger wollen einen direkten Vergleich anstellen, der nicht nur auf den Preis fokussiert ist. Eine transparente Preispolitik hilft weiter, Unklarheiten zu beseitigen und die realistische Kalkulation zu beweisen. So haben Dumpingpreise anderer Unternehmer keine Chance.

Tipps für bessere Erfolgschancen

  • Missverständnisse aus dem Weg räumen
    Bestehen Unklarheiten oder sind gezielte Fragen zu stellen, hilft immer der direkte Kontakt zur Vergabestelle. Gleichzeitig bekunden Unternehmen auf diesem Weg ein ernsthaftes Interesse und bleiben in Erinnerung.
  • Vorgaben beachten
    Die Angebote müssen in einem verschlossenen Umschlag fristgerecht mit rechtsgültiger Unterschrift abgegeben werden. Alle Dokumente müssen vollständig sein.
  • Korrekte Angaben
    Preise und Leistungen müssen genau bezeichnet und kalkuliert sein. Unerlaubte Änderungen oder Preisabsprachen mit anderen Unternehmen sind nicht zulässig. Zudem dürfen keine Nebenangebote an die öffentliche Stelle gemacht werden.
  • Referenzen aufzeigen
    Viele Referenzen aus ähnlichen Projekten sprechen für sich. Zu jeder Bewerbung gehört dabei eine Selbstbeschreibung des Unternehmens. Sie sollte kurz aber einprägsam ausfallen.
  • Auf Effizienz achten
    Die besten Erfolgschancen gibt es bei Aufträgen mit einer beschränkten Ausschreibung. Hier ist das Bewerberfeld überschaubar und eine persönliche Vorstellung hinterlässt positiven Eindruck.
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