Digitale Arbeitszeiterfassung für den modernen Handwerksbetrieb

Der Europäische Gerichtshof hat die Verpflichtung für Arbeitgeber eingeführt, die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten genau zu erfassen. Gestärkt werden damit die Arbeitnehmerrechte, da die Beschäftigten nun nachweisen können, wenn ihre Rechte verletzt wurden. Dass diese Sorge nicht unbegründet ist, beweist eine Arbeitsstudie in Deutschland aus dem Jahre 2018, aus der hervorging, dass von 2,2 Milliarden festgestellten Überstunden ungefähr die Hälfte nicht bezahlt wurde.

Doch Arbeitgeber sollten das neue Gesetz zur Verpflichtung der Arbeitszeiterfassung nicht als Bürde sehen. In einem Betrieb ziehen alle an einem Strang und die neue Gesetzgebung bietet viele Chancen.

Zentrale Speicherung und Controlling

Für die Investition in ein System der Arbeitszeiterfassung bieten sich digitale Lösungen anstatt Papier und Stift oder Excel an. Moderne Technologien führen zu zahlreichen Vorteilen: Zunächst werden alle Daten in einer zentralen Datei gespeichert und lassen sich bei Bedarf aufrufen. Außerdem ermöglicht fortschrittliches Controlling die Zuordnung von Arbeitskräften zum jeweiligen Projekt. Andere Informationen wie Angaben zu Kunden und Projekten, zum verwendeten Material und zur Art der Arbeitsausführung lassen sich je nach Hersteller in das System integrieren.

Da Veränderungen, etwa durch eine Krankschreibung, in Echtzeit nachverfolgt werden können, bietet die digitale Arbeitszeiterfassung die nötige Flexibilität, um auf Veränderungen in der Arbeitsplanung zeitnah zu reagieren. Moderne digitale Stundenzettel listen die wichtigsten Informationen mit Soll- und Arbeitsstunden, geleisteten Überstunden, Pausen und Zeitabweichungen auf.

Zeiteinsparung

Während die Funktionalität an Komplexität gewinnt, ist das Maß an Zeitersparnis enorm und kann einen halben Arbeitstag im Monat betragen. Vorbei sind die Zeiten alter Zettelwirtschaft, in der mühselig die einzelnen Dokumente gesucht werden mussten.

Stattdessen wird jedes Dokument im System zentral erfasst und kann mit einer intelligenten Suchfunktion in Sekunden aufgerufen werden. Ein weiterer Vorteil in puncto Zeitersparnis besteht darin, dass sich Beschäftigte jederzeit und an jedem Ort ins System einloggen und ihre Daten hinterlegen können. Lange Schlangen an der Stempelstelle gehören der Vergangenheit an.

Anpassung an flexible Arbeitsmodelle

Ein weiterer Vorteil digitaler Software für Arbeitszeiterfassung besteht in der stärkeren Berücksichtigung flexibler Arbeitszeitmodelle, da das vertraute System der Arbeitszeit von 8 bis 17 Uhr immer stärker erodiert. Ob Home-Office, Vertrauensarbeit, Schichtarbeit, Gleitzeit, Jahresarbeitszeit, Jobsharing oder Arbeitskonto, digitale Software für Arbeitszeiterfassung bietet die nötige Flexibilität – die Hersteller kennen die modernen Arbeitsmodelle. Auf diese Weise können sich Arbeitgeber relativ sicher sein, dass jedes Arbeitsmodell in der Software berücksichtigt wird.

Stärkung der Transparenz

Zufriedene Mitarbeiter arbeiten besser. Digitale Zeiterfassungsprogramme sorgen im Handwerksbetrieb für Transparenz und Fairness und stärken auf diese Weise die Identifikation der Beschäftigten. Die Motivation wird dadurch erhöht, dass die Beschäftigten wissen, dass keine Stunde verloren geht. Übertragen sie ihre Arbeitszeiten in das Programm, stehen diese sicher im System. Fehlerquellen bei veralteten analogen Zeiterfassungsmodellen wie vergessene oder verloren gegangene Tagesprotokolle, eine unleserliche Schrift und banale Übertragungsfehler können mit Sicherheit ausgeschlossen werden.

Besonders hoch war die Fehlerquelle, wenn Beschäftigte ihre Arbeitszeiten im alten System nachtragen mussten. Um Missbrauch vorzubeugen, können nur Beschäftigte auf ihr Konto zugreifen, wenn sie sich legitimieren. Die Authentifizierung kann per Fingerabdrucksensor, Gesichtserkennung, Chipkarte, Barcode oder PIN-Eingabe erfolgen.

Fazit – eine Win-win-Situation für alle Beteiligten

Digitalen Softwarelösungen für die Arbeitszeiterfassung gehört die Zukunft. Die Verpflichtung des EuGHs zur punktgenauen Protokollierung der Arbeitszeiten sollte von Unternehmern als Chance begriffen werden, da dies Vertrauen schafft und die Bindung der Arbeitskräfte zum Betrieb stärkt.

Hinzu kommt, dass digitale Software für Arbeitszeiterfassung immer komplexer wird und zunehmend Funktionen für das Controlling anbietet. Auf diese Weise kann genau nach Bedarf gearbeitet werden. Fehlen in einem bestimmten Projekt Arbeitskräfte, kann in Echtzeit darauf reagiert werden.

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