Datenerfassung in kleinen Unternehmen – was berücksichtigt werden sollte

Kein Unternehmen sollte im Zeitalter der Digitalisierung auf das Erfassen und Auswerten von Daten verzichten, aber es ist nachvollziehbar, dass kleinere Firmen den damit verbundenen Aufwand scheuen. Nicht selten wird gar nicht in die Datenerfassung investiert oder aufgrund der fehlenden Bereitschaft kommt es zu Fehlern, die sich leicht vermieden ließen. Doch so muss es nicht laufen und auch kleine Unternehmen können und sollten Daten nutzen, um dadurch Prozesse innerhalb der Firma zu optimieren. Schauen wir uns also an, was in puncto Datenerfassung berücksichtigt werden sollte.

Erfassen von Audiodaten muss kein Hexenwerk sein

Gerade wenn es um Audiodaten mit Formaten wie MP3 geht, stoßen kleine Unternehmen schnell an ihre Grenzen. Allerdings ist das Erfassen und Auswerten entsprechender Daten nicht zwangsweise kompliziert und es besteht die Möglichkeit, automatische transkriptions durchführen zu lassen. Das Umwandeln von MP3 zu Text ist durch den Einsatz einer Software ohne größere Umstände möglich, da das Funktionsprinzip auch für Laien verständlich sein dürfte. Entsprechende Softwares eignen sich zudem nicht nur zum Umwandeln von MP3-Dateien, sondern sie können zusätzlich zum Transkribieren von Videodaten genutzt werden.

Quantität ist durchaus von Bedeutung

Wenn es um das Sammeln von Daten geht, sollten Unternehmen keine Kompromisse machen, denn die Quantität ist entscheidend. Am besten ist es, so viele Daten wie möglich zu sammeln, ohne dabei rechtliche Vorschriften wie beispielsweise die der DSGVO zu missachten. Im Falle des Falles zu einem bestimmten Thema keine Daten zur Verfügung zu haben, kann ein schwerer Schlag sein. Es ist daher sinnvoll, lieber zu viele als zu wenige Daten zu sammeln. Schließlich gilt: Je mehr Daten zur Verfügung stehen, desto mehr Analysen lassen sich durchführen. Das Unternehmen kann also Wissen erlangen, das für den Unternehmenserfolg von Relevanz ist.

Softwares sind bei der Datenerfassung ein Muss

Softwares können die unterschiedlichsten Aufgaben in Unternehmen übernehmen und das Erfassen von Daten ist nicht ausgenommen. Durch eine Datenerfassungssoftware lassen sich die einzelnen Prozesse der Datenerfassung vereinfachen. Nutzer haben es um einiges einfacher, Daten zu sammeln, aufzubewahren und bei Bedarf auszuwerten. Doch nicht nur Softwares, die gezielt der Datenerfassung dienen, können diesbezüglich eine Hilfe sein. Prinzipiell gibt es viele Softwares für Unternehmen, die automatisch Daten sammeln und sogar Analysen zur Verfügung stellen. Das im Blick zu behalten, ist wichtig, um das Maximum in puncto Daten herauszuholen. Schließlich gibt es keinen Grund, auf Daten oder damit verbundene Analysen zu verzichten.

Datenverzerrungen sollten reduziert werden

Eines der größten Probleme bei der Datenerfassung sind Verzerrungen und solche können die unterschiedlichsten Ursachen haben. Verzerrungen können beispielsweise dann auftreten, wenn subjektive Meinungen in die Daten einfließen. Es ist daher ein Muss, bei dem Erfassen von Daten so objektiv wie möglich vorzugehen. Allgemeine Vorurteile sollten unbedingt verhindert werden, um ein qualitativ einwandfreies Ergebnis sicherzustellen. Unter anderem die Auswahlverzerrung sollte zu jedem Zeitpunkt berücksichtigt werden, da Strichproben nicht automatisch die beste Option zum Sammeln von Daten sind. Es müssen jegliche Variablen einbezogen werden, da andernfalls kein sauberes Ergebnis beim Erfassen und Auswerten möglich ist.