GPS-Ortung für Firmenfahrzeuge: Wissenswertes

Was gibt es bei der GPS-Ortung in Firmenfahrzeugen zu beachten?

Die GPS-Ortung ist ideal, um herauszufinden, wo sich der Firmenwagen und der Mitarbeiter befinden. Viele Firmenbesitzer sind versucht, dass sie das GPS System in ihrem Firmenwagen aktivieren. Allerdings gibt es hierzu einiges zu beachten - denn dieser Vorgang ist auch gesetzlich geregelt.

Welche Vorteile hat das GPS System für den Arbeitgeber?

Mit Hilfe der GPS Ortung lassen sich die Routen, die Fahrzeiten und die Abläufe einfach und bequem eruieren. Hierzu reicht es die Fahrerkarte auslesen zu lassen. Binnen weniger Momente wird augenscheinlich, wo Mitarbeiter zu welchen Zeiten mit dem Firmenwagen waren. So können Arbeitsabläufe effizienter geplant, Zeiten besser eingeteilt werden. Zusätzlich ermöglicht die GPS Ortung, dass die Arbeitszeit der Mitarbeiter kontrolliert werden kann. Vor allem bei Mitarbeitern, die ihre Arbeitszeit im Firmenwagen verbringen, ist dies eine leichte Möglichkeit, um Pausen und Leerläufe zu kontrollieren.

Diese Vorteile gestalten sich aber zugleich problematisch. Sobald eine Ortung mit Hilfe von GPS bei einem Firmenwagen aktiviert wird, muss schon im Vorfeld klar ersichtlich sein, welche Daten und erfasst werden. Dies wurde gesetzlich so verankert, damit das Arbeiten auf Augenhöhe möglich sein kann.

Beim Fahrerkarten Auslesen werden sensible Daten erhoben, die vom Bundesdatenschutzgesetz als schützenswert eingestuft wurden. Die Überwachung mit Hilfe des GPS Systems darf nie hinter dem Rücken der Mitarbeiter erfolgen, sondern darf nur mit deren Einverständnis durchgeführt werden. Zusätzlich muss der Betriebsrat für dieses Vorgehen hinzugezogen werden, um die rechtlichen Grundlagen besprechen und festlegen zu können.

Gibt es für Firmenwagen in Deutschland eine Regelung bezüglich GPS?

Ja, diese gibt es. Aufgrund des Schutzes der Persönlichkeitsrechte dürfen Arbeitgeber die Ortung von GPS nur in einem beschränkten Maße zum Einsatz bringen. Hierfür müssen Arbeitgeber die strengen Vorgaben des BDSG einhalten, da sie sich sonst strafbar machen. Wird die Ortung mittels GPS im Vorfeld nicht mit Mitarbeitern besprochen, wird diese einer Überwachung gleichgesetzt, die dem Arbeitgeber allerdings nicht zusteht.

Nur, wenn sich Mitarbeiter mit der Ortung durch GPS einverstanden erklären, kann diese durchgeführt werden. Vor der Ortung muss eine Einwilligung eingeholt werden, die von den Mitarbeitern unterzeichnet werden muss, damit sie ihre Gültigkeit hat, und vor dem Gesetzgeber bestehen kann.

Die Einwilligung muss beinhalten für welchen Zweck die Ortung mit Hilfe von GPS erfolgen soll. Die Gründe müssen zudem genau angeführt werden, dürfen nicht schwammig formuliert sein. Zudem muss aus der Einwilligung hervorgehen, wie die erhobenen Daten geschützt werden. Große Firmen haben hierzu eine eigene IT-Abteilung, die speziell für den Schutz dieser Daten zuständig ist, so dass ein unrechtmäßiger Zugriff durch Dritte nicht möglich ist. Außerdem muss in der Einwilligung vermerkt werden, wie die Daten verarbeitet werden.

Die Einwilligung für das Ortungssystem

Die Einwilligung für die Ortung des Firmenwagens muss freiwillig und ohne Zwang durch den Arbeitgeber erfolgen. Deswegen empfiehlt es sich, wenn der Betriebsrat für diesen Vorgang hinzugezogen wird. Nachdruck gab es für den Mitarbeiter keinen geben, da die Einwilligung sonst angefochten werden kann. Selbst, wenn das Ortungssystem als Ersatz für ein Fahrtenbuch zum Einsatz kommen soll, muss die Freiwilligkeit für die Einwilligung gegeben sein. Dem Mitarbeiter muss demnach die Alternative zwischen Fahrtenbuch und dem Ortungssystem freigestellt werden.

Was muss beachtet werden?

Die Daten, die durch das Ortungssystem erhoben werden, dürfen nicht zweckentfremdet werden. Im Firmenwagen muss es eine Leuchte geben, die dem Mitarbeiter signalisiert, dass das Ortungssystem aktiv ist. Damit kann der heimlichen Überwachung entgangen werden. Gibt es im Betrieb einen Betriebsrat muss dieser für die Unterzeichnung der Einwilligung stets hinzugezogen werden. Die Informationsgespräche bezüglich der Ortung sollten zur Sicherheit schon in Anwesenheit des Betriebsrates geführt werden.

Fazit

Das Ortungssystem bei einem Firmenwagen kann viele Vorteile mit sich bringen. Es kann aber für Mitarbeiter den bitteren Beigeschmack einer Überwachung mit sich bringen. Damit dieses Ungleichgewicht aus dem Weg gegangen werden kann, gibt es Vorgaben, die bei einer Ortung mit Hilfe von GPS auf jeden Fall eingehalten werden müssen. Neben einem freiwilligen Einverständnis, die freiwillig erfolgen muss, muss der Betriebsrat hinzugezogen werden. Eine Ortung ohne Wissen der Mitarbeiter ist nicht erlaubt.

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